Advies & Inspectie

Wat houdt de inspectie- en adviestaak van de archivaris in hoofdzaak in?

• Toezicht op de naleving van wettelijke voorschriften bij gemeenten en andere lagere overheden;
• Verlening van machtiging tot vernietiging van archieven;
• Advisering over de vervanging van archieven (scannen en weggooien van papieren originelen);
• Regeling van de overbrenging van historische archieven naar de archiefbewaarplaats, in goede, geordende en toegankelijke staat;
• Advisering over de inrichting van het archief en informatiebeheer, gevraagd en ongevraagd;
• Aanreiken van instrumenten op het gebied van archief- en informatiebeheer.

Bij welke overheden in de Gooi en Vechtstreek worden de inspectie- en adviestaken uitgevoerd? En door wie?

Voor de gemeente Weesp liggen de inspectie- en adviestaken bij de gemeentearchivaris.

Het Stads- en streekarchief voor Naarden, Bussum, Muiden en Huizen vervult de inspectie- en adviestaken bij de aangesloten gemeenten.

Het Streekarchief het Gooi en de Vechtstreek vervult de inspectie- en adviestaken bij de aangesloten gemeenten Blaricum, Hilversum, Laren en Wijdemeren en bij het Gewest Gooi en Vechtstreek, de Politieregio Gooi en Vechtstreek en de Veiligheidsregio Gooi en Vechtstreek.

Wettelijk kader

De inspectie- en adviestaak van de archivaris is geregeld in artikel 32 van de Archiefwet. Het gaat om het beheer van nog niet naar de archiefdienst overgebrachte archieven van gemeenten en andere lagere overheden: de dynamische en semi-statische archieven. Deze taak wordt in Hilversum en Naarden uitgevoerd door een archiefinspecteur.

Voor het beheer van deze archieven, papier of digitaal, zijn er algemene wettelijke voorschriften, met name in de Archiefwet, -besluit en -regeling, maar ook in andere wet-en regelgeving. Van alle archiefwettelijk voorgeschreven aspecten heeft de Vereniging van Nederlandse Gemeenten een lijst samengesteld, van zgn. Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s).

Op de naleving van deze wettelijke voorschriften bij gemeenten en andere lagere overheden houdt de archivaris toezicht.

Alle organisaties in onze regio hebben, voorts, voor de eigen organisatie een Archiefverordening en een Besluit informatiebeheer vastgesteld. Daarin wordt de inrichting van het archief- en informatiebeheer nader geregeld, ook van de inspectie- en adviestaak van de archivaris.

Meer lezen? Zie…

Archiefinspectie Stadsarchief Amsterdam

BRAIN – sectie inspectie

Landelijk Overleg van Provincial Archiefinspecteurs

Themasite over Informatiebeheer van het Gemeentearchief Rotterdam